采购政策和程序
统一采购服务小组（UPST）为整个UMass系统提供采购支持。邮政署采购指引可在以下网址浏览：
定义和资源
我们鼓励您访问UPST网站，了解包括战略采购、合同和差旅在内的所有采购事宜。请参阅下面的链接及其各自的定义，以指导您购买商品和服务。
- 银行卡计划-“一张卡”计划，为UMass和持卡人提供灵活性，仅使用一张卡支付与UMass相关的旅行和用品相关的费用
- 请购单（采购订单）-根据校董会采购政策，支持大学利益相关者利用各种采购渠道（即采购订单）购买商品和服务。
- 应付账款(AP) -侧重于发票处理和支付给供应商，外国公民，学生，教师，员工，人类受试者付款和独立承包商。
- 战略采购-支持分析，研究，投标执行，并通过利用马萨诸塞大学的综合购买力，以优化成本和效益所需的商品和服务的供应商谈判。
- 合同-在成功的战略采购（投标）过程或修改现有合同以支持采购交易后，支持与供应商谈判和执行合同的过程。
- 供应商管理-除了推动UMass供应商多元化计划议程外，还支持UMass供应商/合作伙伴的注册，开发和整体管理。
- 旅行和费用计划-所有大学员工相关旅行需求的集中资源。
- 培训和信息会议- UPST为校园利益相关者提供了一些培训课程，以推动流程，技术采用和合规性。
- 资源-获取所有与采购相关的表格、快速参考指南、工作辅助和政策。
账户密码
*新的商品和账户代码人行横道可在UPST网站上找到。
大学账户代码（PDF）账户商品（最常用）账户代码公差和接收要求电子表格（XLS）
- 酬金(HH)
- 顾问服务（HH）
- 行动服务（JJ）
- 维修协议（LL）
- 津贴(毫米)
- 厂房改建（NN）
- 资讯科技（UU）
- 采购和再分配帐户代码
采购资源及指引
谢礼
直接付款（DP）
访问演讲者/讲师酬金，用于与演讲或讲座有关的服务。这可能是一个包括差旅相关费用的统一费率，或者差旅可以在支付凭证上单独列出。收取到758980的报销是直接付款。
酬金是对没有工资规定的专业服务的报酬。奖金本身就是对这一努力的褒奖。酬金进一步定义为以下特征：
支付给个人（非雇员）；
个人为大学演出而支付的款项为一次性、非经常性交易；
接受者通常是一位杰出的个人，他们的服务可能没有确切的价值
所提供的服务通常不会产生有形的产品。
荣誉访问演讲人是在付款凭证上完成的。需要一份完整的描述，说明讲座的标题和活动举行的日期。如果没有收到账单，则部门必须在服务完成后提交付款凭证，服务日期和付款类型的付款凭证上的声明，说明服务已经完成。本文件必须由授权签署人签署。
如果要预付酬金，则直接向会计部门提交支付凭证，说明支付凭证上的付款类型，说明这是一笔预付款，并在支票被削减时与部门联系。部门的名称和联系人以及电话号码必须在付款凭证上注明并突出显示。授权签署人必须在付款凭证上签字。如需预付酬金，应付帐款须至少提前一周半通知。所有提前付款的要求必须亲手交给应付帐款部门并交给一个人。
所有超过1万美元的酬金都需要签订合同。应遵循的指示与顾问合同相同。
表演者（预扣税）所有表演者都需要购买订单。
自2006年1月1日起，马萨诸塞州大学被要求预扣支付给表演者或表演实体的所得税。这一要求是由马萨诸塞州税务局于12月颁布的立法和指令产生的，适用如下：
生效日期：2006年1月1日扣缴税率：5.3%
“表演者/表演实体：须扣缴和申报”的定义
演员。表演者可以是(i)运动员，如摔跤手、拳击手、高尔夫球手、网球运动员、运动队成员或其他因比赛、展示、公开露面或代言商品而获得报酬的运动员，以及为促进运动员的表演或体育赛事表演服务而获得报酬的人，如表演实体的所有者或领导者；演出实体或表演者的代理人或经理；裁判、教练或训练员；制作团队的成员；或（ii）有偿艺人或演讲者，如演员、歌手、音乐家、舞蹈家、马戏团表演者、喜剧演员、名人、公众演讲者或讲师，以及任何有偿促进艺人或演讲者表演的人，如表演实体的所有者或领导者；演出实体或表演者的代理人或经理；或作家、导演、教练、设计师，或声音、灯光、舞台或制作团队的成员。表演实体是指公司、合伙企业、有限合伙企业、有限责任公司、企业信托或其他雇佣、聘用或由一名或多名表演者组成的实体。
无论是纳税申报还是代扣代缴，都不存在公司豁免。
如果大学（所有校区）在一个日历年内支付给表演者的总金额等于或超过5,000美元，则需要预扣。支付的费用不需要预扣。
每年以$10,000为上限；需要申请单，完整的服务描述，适用的费率和合同期限必须在申请单上。
业绩超过$10,000；需要一份完整执行的服务合同副本以及在线申请。所有文件必须在服务开始前送到采购部门。经签署的副本将随采购订单一起发送给顾问。合同必须在提供服务之前执行。
注：个人收取演出费用的差旅费用可以单独核算，但个人必须提交原始收据。这些金额不包括在上述任何限额内，应在申请单上作为单独的行项目列出，目标代码为758980。如果使用服务合同，则可以将此金额插入第5部分付款行d中。这些金额将不会在年底的联邦税表1099中报告。所有其他付款将发给1099。
顾问服务
“顾问”系指作为联邦非雇员提供建议或员工培训的任何人，其报酬应从对象类别HH中支付。大学聘用的任何顾问不得直接或间接监督大学的其他临时或长期雇员。顾问可能需要在最后付款前提交书面报告。
选择顾问为大学提供服务的程序，应在实际情况下尽可能具竞争性。
除非通过竞争性招标或提交不投标证明表格，否则不得授予顾问提供每年成本超过50,000美元的附属HH分类服务。对超过50,000美元的顾问的要求涉及强制性招标，或广泛的不投标理由。
顾问要负责自己缴纳预估所得税和自雇税，因为他们不是雇员，所以没有资格享受诸如雇主支付的退休和保险等附加福利
顾问服务（HH）每年低于$10,000；申请单上必须有一份完整的服务描述、适用费率和合同期限。还需要一份就业状态表。
顾问服务（HH）每财政年度超过10,000美元；需要一份完整执行的服务条款和条件合同以及在线申请。所有文件必须在服务开始前送到采购部门。该部门将负责取得所有必要的签字。
需要一份服务条款和条件合同的草稿副本以及在线申请。所有文件必须在服务开始前送到采购部门。超过10万美元需要进行法律审查。采购部门起草合同，并负责取得所有的签字。
顾问合同，每年5万美元以上；只要可行，合同应进行竞争性投标，或提交广泛的唯一来源证明。该程序必须包括征求正式的书面建议。资金必须预先设立，服务合同条款和条件必须在服务开始前签署。一旦中标，采购部将起草合同，并负责取得所有的签字。
如果需要招标，则必须在合同开始日期前八周提交规格书和申请单。
就业状况表格
州法律，M.G.L. c. 149, s 148B，建立了一个由三部分组成的测试，假设一个人是合同雇员，除非：
在履行服务的合同和实际情况下，个人在履行服务方面不受控制和指挥。这项服务是在雇主的通常业务范围之外提供的。个人通常从事与所提供服务所涉及的性质相同的独立建立的行业、职业、专业或业务。
操作服务
业务服务合同是为履行一项专门服务而支付的非工资报酬，通常是在一段较长的时间内支付的。这些付款通常是支付给法人实体而不是个人。采购部不负责个人的雇佣；因此，任何非独资的承包商必须通过人力资源部门进行处理。通常，服务合同是指交付已定义的最终产品或服务
这些服务包括：清洁服务、防治虫鼠服务、电脑服务、废物清除服务、摄影服务、转录服务（只限公司）、影音复制及制作服务等。
需要采购订单；采购订单上必须有对服务、适用费率和合同期限的完整描述。
如果服务合同条款和条件每个财政年度超过50,000美元，采购部将在可行的情况下进行竞争性投标。该程序必须包括征求正式的书面建议或必须提交广泛的无投标理由。资金必须预先设置，服务合同条款和条件必须在服务开始前完全执行。一旦中标，采购部将起草合同，并负责取得所有的签字。
维护协议
负责合同和合规的助理副校长是唯一有权代表大学签署维护协议的个人，无论资金来源如何。
以下是与外部供应商签订维护/修理大学自有设备的合同应遵循的程序；例如，办公机器、电脑、研究设备。
维护协议所有的维护服务申请单都可能有协议，如果有，则必须提交给采购部门批准和签署。汇票不被视为协议。
设备的维护/维修服务/零件：当涉及到人工时，向附属公司收取费用。如果购买只包括更换零件而不包括人工，请记入相应的帐户代码。
有两种类型的设备维修服务，通常可以从那些提供它的供应商：
(1)每次呼叫服务：设备仅在请求时提供服务。费用通常是按小时收费加上更换零件，请求部门按每次呼叫收费。
(2)如果维护服务合同的总价值超过每财政年度50,000美元，并且该服务可由多个供应商提供，并且如果该协议未包含在州、MHEC、大学或校园合同中，则该部门应通过创建申请单向采购部门提交其投标请求。采购部将发出竞争性需求的投标请求，并将发布采购订单，以涵盖由此产生的协议。如果适用，提出请求的部门将负责发出涵盖协议后续任何年份的请求。
在任何情况下，供应商都应向大学提供详细的账单，包括每小时的费用、工作小时数和零件清单（如适用）。一次性付款是不可接受的。
服务合同（通常每年签发）：设备可以接受定期的预防性维护检查，并根据需要在检查之间进行维修，以固定的年费率。一些服务合同包括更换零件；其他的，只包工。请求部门应在签订维护合同之前检查供应商服务合同的条款，以确定具体包括哪些内容。
所有维修服务合同应由供应商和负责合同和合规的助理副校长签署。
如果维修服务合同的总价值大于10,000美元，小于50,000美元，每个财政年度，部门可以准备一份申请单，并将其提交给采购部门进行审查，连同供应商的合同协议。不处理任何涉及维修服务合同的采购订单，除非它附有适当的、正确执行的合同。
所有维修服务协议均须经采购部审核批准，在向供应商作出任何承诺之前，应遵循所有必要的程序，并取得批准和签字。
津贴
津贴是支付给个人（非学生/非雇员）的费用，用于支付参加课程或参加特殊项目的费用。
所有的津贴都必须直接支付。
植物改造
任何涉及工厂变更（空调、大型科学设备等）的订单都应首先通过设施部门批准，以确定是否正在采取正确的行动，以及是否有足够的公用设施来支持新设备。
联邦或其任何政府单位的任何公共建筑或公共工程的建造、重建、改建、改造、修理或拆除的每一份合同，估计费用为10,000美元或以上，应根据经修订的《马萨诸塞州通则》第30章第39M条规定的程序，根据采购部门（或校园同等部门）获得的竞争性投标，授予最低负责任且符合资格的总投标人；第149章，第44A-44J条，包括在内。
信息技术
租赁和许可协议
租金低于$49,999必须由合同和合规助理副校长批准。
麻省大学校长应决定是否有权就任何物品（包括但不限于设备、车辆、软件和包括电子期刊在内的图书馆资料）签订租赁或许可协议。信息技术、硬件/软件或外设的采购必须遵守《信息技术采购政策》T08-086
审计
根据法律规定，州和非拨款资金都要接受内部、州和联邦的审计。因此，应该清楚地认识到，必须遵循统一的采购和会计程序，以确保在财政自治下的适当控制和遵守条例。
补偿
根据大学政策，不允许从任何大学资金中报销给教职员工。有些偿还是在特殊情况下批准的。此类请求必须连同现金收据原件和详细说明情况的解释备忘录一起提交。
联系采购部的一位买家，讨论你的具体情况，然后再向供应商承诺由大学报销。任何报销的最终批准将由采购部和财务主任办公室酌情决定。注意：在任何情况下，服务费用都不能报销。子公司HH， JJ和NN申请。
学校不会报销个人的马萨诸塞州销售税。
就业广告
招聘广告必须通过人力资源部批准后才能被安排工作。招聘广告必须符合平等就业机会标准。
临时雇员必须通过人力资源部征求。欲了解更多信息，请联系人力资源部。
印刷
所有打印必须记入目标代码734310。如有必要，政府关系和公共事务办公室将协助您设计和准备规格。
印刷费用-包括印刷，装订，蓝图，摄影，照片冲洗，以及学术和行政部门印刷材料的版权。政府关系和公共事务办公室的审批将以电子方式完成。
1万至5万美元以上的采购申请必须提供两份报价，否则将由采购部门进行公开招标。两个报价或投标过程中最低/合格的必须是选定的供应商提供服务。对于1000美元以下的订单，如果您得到政府关系和公共事务办公室的特别批准，打印费用可能会由您的Procard支付。政府关系和公共事务办公室的电话是617-287-5300。
所有报纸广告必须由政府关系和公共事务办公室批准，账户代码735100。没有招聘广告的授权下印刷帐户代码。
联系
统一采购服务团队333南街，什鲁斯伯里，MA 01545电话：774.545.8778电子邮件：upst@umassp.edu网站